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Groupes dynamiques et ensembles d'utilisateurs

Principe

L’objectif des groupes dynamiques est de permettre d’inviter automatiquement des utilisateurs à un groupe en fonction d’une caractéristique de leur profil.

Par exemple, on veut inviter facilement tous les utilisateurs situés sur un lieu ou ayant un même expertise dans un groupe dédié.

Pour cela, il sera possible de faire des recherches d’utilisateurs et de les sauvegarder : nous appellerons une recherche sauvegardée un “ensemble d’utilisateurs”.

Une fois un ensemble d’utilisateurs créé, il sera possible de lier cet ensemble à des groupes.

Tout utilisateur de l’ensemble sera automatiquement ajouté aux groupes liés (ainsi un membre modifiant une caractéristique de son profil le faisant entrer de l’ensemble, rejoindra alors automatiquement le groupe).

En revanche chaque membre sortant de l’ensemble ne quittera pas le groupe.

Les membres automatiquement ajoutés au groupe par un ensemble sont libres de quitter le groupe quand ils ne souhaitent.

Comment prendre en main la “gestion dynamique des groupes” ?

Les ensembles d’utilisateurs permettent d’automatiser l’ajout d’utilisateurs au sein des groupes selon les caractéristiques de leur profil (expertise, localisation géographique, intitulé du poste, …)

Les “ensembles” sont gérés par les administrateurs depuis leur interface d’administration :

Créer un “ensemble” revient tout simplement à paramétrer une recherche (1 ou plusieurs critère(s)).

Le clic sur "Nouvel ensemble d'utilisateurs" ouvre une popup permettant de créer un nouvel ensemble.

Seuls les membres (pas les guests) peuvent être recherchés pour constituer un ensemble d'utilisateurs.

Une fois un ensemble créé, il apparaît dans la liste et un menu d'actions permet de le modifier, renommer, supprimer.

Nb : lorsqu'un ensemble est lié à un ou plusieurs groupes, il ne peut plus être modifié.

Créer un groupe dynamique

A la création d’un groupe : s’il existe déjà des “ensembles”, il sera suggéré à l’utilisateur de lier ce nouveau groupe à un des “ensembles” existants :

Si le groupe est associé à un ensemble, tous les utilisateurs de l'ensemble seront automatiquement ajoutés au groupe.

Nb : un groupe ne peut être lié qu'à un seul ensemble

Il sera aussi possible au gestionnaire d'ajouter des utilisateurs ne faisant pas partie de l'ensemble.

Nb : les utilisateurs ajoutés automatiquement à un groupe via un ensemble peuvent toujours en sortir s'ils le souhaitent. L'association ensemble <-> groupe n'est qu'une automatisation du processus d'invitation à un groupe.

Gérer la liaison ensemble / groupe

Le gestionnaire du groupe pourra gérer la liaison entre son groupe et un “ensemble” depuis le panneau de gestion des utilisateurs du groupe (invisible pour les membres non-gestionnaires du groupe).

Lorsque le groupe est lié à un “ensemble”, la mention “Incluant [nom de l’ensemble]” apparaît clairement en haut de la liste des membres. Un menu permet de modifier cette liaison.

Le filtre de la recherche de ce panneau permet par ailleurs de voir tous les utilisateurs ajoutés via l'ensemble.

Les administrateurs de plateforme ont aussi cette possibilité depuis le tableau de bord > Gestion des groupes > menu d'action

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