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Utilisateurs sans email

talkspirit offre la possibilité à des utilisateurs sans email, d'accéder à la plateforme, le pré-requis étant qu'un utilisateur sans email doit avoir un identifiant unique (qui peut être un identifiant interne à l'organisation comme un matricule par exemple).

Activer l'invitation d'utilisateurs sans email

Par défaut, il n'est pas possible d'inviter des utilisateurs sans email. 

Afin d'autoriser cela, il est nécessaire d'activer une propriété côté Tableau de bord d'administration > Autorisations, section "Inscription et connexion sans email".

Une fois cette fonctionnalité activée, de nouvelles options d'invitations sont proposées côté administration et l'interface de connexion / inscription des utilisateurs est modifiée pour permettre à ces derniers de se connecter / s'inscrire sans leur email.

Invitations et création de comptes

Invitations

L'invitation d'utilisateurs sans email n'est proposée qu'aux administrateurs depuis les pages de gestion des utilisateurs et des invitations.

Dans le menu "Inviter", 3 options sont proposées sous la section "Inscription sans adresse email": 

  • Nouveaux utilisateurs membres : les utilisateurs invités deviendront alors membres de la plateforme à la création de leur compte. Il rejoindront automatiquement les groupes par défaut de la plateforme ainsi que les groupes dans lesquels ils auront été invités
  • Inviter en masse des utilisateurs membres : cette action permet d'inviter par téléchargement d'un fichier Excel. Les utilisateurs invités deviendront alors membres de la plateforme à la création de leur compte. Il rejoindront automatiquement les groupes par défaut de la plateforme
  • Nouveaux utilisateurs guests : les utilisateurs invités deviendront guests à la création de leur compte et n'accèderont qu'aux groupes dans lesquels ils auront été invités

Pour chacune de ces options, il sera nécessaire de définir un uid (un identifiant unique) pour chaque invité. Cet identifiant est une chaîne de caractères (lettres et chiffres) que l'administrateur doit attribuer à chaque invité et qui doit être unique à chacun : il pourra par exemple utiliser le matricule d'un employé. Cet identifiant associé au domaine de la plateforme (uid:domaine) sera nécessaire à l'utilisateur pour se connecter.

Code d'accès 

Lorsqu'une invitation sans email est générée, un code d'accès est attribué à l'invité. Ce code d'accès doit être communiqué à l'invité afin qu'il puisse créer son compte.

Seuls les administrateurs de la plateforme peuvent récupérer les codes d'accès. Et ils doivent, pa leur propre moyen, (courrier, sms...) communiquer chacun de ces codes à chacun des invités.

Il existe 2 façons de récupérer le code d'accès d'un invité depuis le tableau de bord > Gestion des invitations : 

  • depuis la liste "Invitations par code d'accès", l'administrateur peut cliquer sur "Voir le code d'accès" pour chacun des invités
  • par export de toutes les invitations, pour chaque invitation par code d'accès, le code est exporté dans le fichier Excel

Création de compte

Une fois le code d'accès communiqué à l'invité, ce dernier peut se rendre sur la page d'accueil de la plateforme de l'organisation.

En cliquant sur "S'inscrire", il lui est proposé d'utiliser son code d'accès.

Une fois le code d'accès saisi, l'utilisateur arrive sur une page où on lui rappelle son identifiant de connexion et on lui demande de choisir son mot de passe.

Il est ensuite connecté.

Il pourra, par la suite, se connecter avec son identifiant unique et le mot de passe choisi.

Mise à jour de mot de passe

Si l'utilisateur oublie son mot de passe, il ne peut pas le récupérer par email. Seul l'administrateur peut lui redéfinir un mot de passe depuis l'administration et doit ensuite lui communiquer son nouveau mot de passe.

Pour redéfinir un mot de passe, l'administrateur doit aller sur la page d'administration > Gestion des utilisateurs, retrouver l'utilisateur dans la liste et cliquer sur "Changer son mot de passe".

Une fois le mot de passe redéfini, il doit être communiqué à l'utilisateur afin qu'il puisse se connecter.

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