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Guide de démarrage pour les administrateurs

Bienvenue sur talkspirit

talkspirit est une plateforme de partage d’informations et de communication pour les équipes et au-delà pour les organisations. 

A travers ce guide, nous souhaitons vous accompagner en tant qu’administrateur dans les premières étapes du déploiement de votre plateforme talkspirit et partager avec vous quelques clefs de succès.

Nous espérons que vous trouverez ce guide utile. Nous serons heureux de le faire évoluer avec vos feedbacks.

 

Prendre en main les paramètres de configuration

Rendez-vous dans l’espace Administrer de la plateforme pour passer en revue les différents paramètres de configuration de la plateforme.

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Paramètres d’accès à la plateforme

Dans l’onglet Général, vérifiez les conditions qui permettent à un utilisateur d’accéder à la plateforme. En précisant un ou plusieurs domaine(s) email, vous permettez à tous les utilisateurs de votre organisation de créer leur compte librement. Sinon, les utilisateurs devront être invités pour rejoindre la plateforme, par vous seul ou par n’importe quel membre déjà inscrit (sauf les guests).

 

Groupes par défaut

Par défaut, les membres rejoignent automatiquement le groupe General à leur première connexion. Vous pouvez ajouter dans cette section les groupes qu'ils rejoindront de façon automatique. Ces groupes seront immédiatement visibles dans leur menu de navigation de gauche et leurs actualités seront visibles sur leurs fil d’actualité.

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Paramètres associés aux groupes

Par défaut, talkspirit permet aux membres de créer des groupes, inviter des membres, déployer des intégrations au sein de ces groupes. De cette façon, les membres peuvent activer les fonctions dont ils ont besoin sans être limités. Nous encourageons cette pratique.

Pour les organisations qui rencontrent le besoin de gérer ces paramètres, talkspirit permet également d’activer des fonctions qui permettent de limiter les droits des utilisateurs. En savoir plus sur les permissions.

 

Gestion des utilisateurs

Dans l’onglet suivant, Utilisateurs, vous accédez à l’ensemble des utilisateurs inscrits, incluant les guests qui ont été invités. Consultez régulièrement la section Invitations envoyées pour identifier les invitations qui n’ont pas encore été activées. Nous vous recommandons de nommer plusieurs administrateurs.

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Paramètres de personnalisation

Adaptez le thème graphique de la plateforme, insérez votre logo et appliquez les couleurs de votre charte graphique dans l’onglet Personnalisation. Les membres qui rejoignent votre plateforme afficheront le thème choisi.

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Paramètres d’identification

Pour faciliter l’authentification des utilisateurs, nous proposons la possibilité d’activer les services de connexion Google, Microsoft Azure et LinkedIn. Rendez-vous dans l’onglet Authentification pour activer ces options.

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Démarrer

talkspirit s’adresse aux organisations qui recherchent une solution simple pour partager leurs informations et communiquer au quotidien. A présent, c’est à vous !

 

Mettre à jour votre profil

Vous êtes le premier sur la plateforme ? A vous de montrer l’exemple ! Une photo, quelques informations saisies sur votre profil ; c’est le minimum avant d’inviter vos collègues et partenaires à rejoindre votre plateforme.

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Inviter les premiers utilisateurs

Invitez à présent votre équipe à rejoindre la plateforme en saisissant leur adresse email via le lien + Inviter des membres.

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Créer les premiers groupes

Créez vos premiers groupes au sein desquels vous allez partager des informations. Sauf si cela est vraiment nécessaire, nous vous recommandons de laisser vos groupes "ouverts".

Quels groupes créer ? Le plus souvent, la création de groupes s’impose d’elle même au fur et à mesure des échanges. Commencez petit à petit. Cependant, si vous devez créer une architecture de groupes pour votre organisation, voici les types de groupe les plus fréquents que nous rencontrons :

  • Groupe thématique : ce type de groupe favorise le partage d’information et la veille sur un thème, un sujet.
  • Groupe de lieu : pour les organisations ayant plusieurs sites géographiques
  • Groupe projet pour partager toutes les informations utiles au sein de l’équipe projet, incluant des partenaires externes
  • Groupe fonctionnel :  pour partager des contenus entre personnes d’un même métier
  • Groupe associé à un service web : pour les service web que vous connectez et qui sont susceptibles de publier un volume important de publications (par exemple un groupe twitter), un groupe dédié est souvent la meilleure approche.

 

Et déléguer la gestion

Celui qui crée le groupe en devient automatiquement gestionnaire. De même que pour les droits d’administration, nommez d’autres gestionnaires dans chaque groupe pour leur permettre de prendre en main leur gestion, en accord avec les paramètres d’administration des groupes que nous avons vu plus haut.

 

Partager vos premiers contenus

Pour chaque groupe créé, publiez un message de bienvenue en précisant par exemple la finalité du groupe. Invitez les premiers utilisateurs à le rejoindre en les invitant explicitement dans le groupe ou en les mentionnant avec le caractère @ afin d’attirer leur attention.

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Enrichir vos contenus

Mettez en forme vos contenus en soulignant le texte. Insérez un lien web, vous verrez apparaître automatiquement un résumé du site s’afficher.

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Utilisez le caractère 🙂 pour insérer des emojis et mieux traduire vos émotions. Glissez déposez des fichiers dans la zone de publication pour les attacher en pièce jointe. C’est aussi simple que cela, c’est pour cela que ça marche !

 

Travailler avec talkspirit

Partager des contenus via des intégrations

Une des fonctions clefs de talkspirit est de centraliser sur une même interface les notifications d’activité des services web que vous utilisez pour vous synchroniser en continu.

Lorsque vous créez un groupe, interrogez-vous sur les contenus qui créent le plus de valeur pour les personnes qui vont le rejoindre. Quelles sont les informations essentielles que les membres de ce groupe aimeraient trouver pour leur permettre d’être plus efficace dans leurs projets ? Si ces contenus sont hébergés sur une solution web, alors il existe nécessairement une façon de les exporter.

 

Voici quelques usages les plus fréquents d’utilisation des intégrations :

  • Veille : pour développer votre veille sur une thématique, activez les services RSS ou twitter pour accéder sur talkspirit aux publications correspondantes.
  • Monitoring de votre entreprise ou de vos concurrents : activez les services Facebook, twitter ou RSS correspondant à vos pages publiques ou celles des entreprises que vous souhaitez suivre.
  • Suivi des activités d’un projet : activez les services correspondant aux outils de gestion de projet qui vous utilisez pour être notifié de la création de nouvelles activités ou de leur changement de statut.
  • Suivi des activités commerciales : activez le services correspondant à votre solution CRM pour être notifié de la création de nouvelles opportunités ou de leur changement de statut
  • Remontée de la voix client : pour partager les feedbacks clients, demandes ou difficultés remontées, activez les services associés à vos canaux de support.

talkspirit se connecte à plus de 500 services web (de manière native ou via le service Zapier).

 

Vous avez des développeurs dans votre équipe ? via ses Webhooks et son api, talkspirit vous offre des capacités d’intégration illimitées avec vos services.

 

Engager la conversation, demander du feedback

Communiquer, s’entraider, demander du feedback tout au long de la journée sont des fonctions essentielles de talkspirit qui participent à rapprocher les équipes et accélérer leur prise de décision. Les commentaires, les messages privés et le chat sont 3 façons d’engager la conversation sur talkspirit dans un contexte privé ou ouvert, en one-to-one ou à plusieurs.

Ouvrez le panneau de chat et ajoutez les membres de votre équipe pour dialoguer avec eux lorsqu’ils sont en ligne.

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Partager des fichiers

talkspirit s’interface avec les principaux services de partage de documents du marché. Connectez votre plateforme à celui que vous utilisez pour faciliter l’accès et le partage des documents dans vos publications ou au sein de vos groupes. Les applications peuvent être activés dans l'onglet Fichiers 


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Dans vos groupes, mettez en avant les fichiers les plus importants en les glissant déposant dans l'onglet Fichiers et en les ajoutant à des repertoires. Ainsi, ils sont plus facilement accessibles par les membres du groupe.  

 

Travailler avec les étiquettes

Les étiquettes permettent de donner une signification supplémentaire aux publications partagées. Classification en thème, statut ou étape d’un workflow, … à vous d’inventer les usages qui vont avec pour développer la productivité de votre équipe.

 

Rechercher

Tous les contenus partagés dans talkspirit, incluant les pièces jointes et les fichiers sont accessibles via la recherche. Utilisez les filtres pour affiner votre recherche :

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Pour une expérience réussie

Compatibilité avec les navigateurs

talkspirit est disponible sur le web pour les navigateurs : Google Chrome 40+, Firefox 37+, Safari 9+, IE11, Edge. Vérifiez qu'un de ces navigateurs soit bien supporté dans votre organisation.

 

Vérifier les restrictions et filtrages éventuels

Pour éviter tout risque de classification en spam des emails que nous vous adressons, vérifiez que le domaine talkspiritmail.com est bien autorisé.

 

talkspirit pour mobile

Encouragez les utilisateurs à télécharger l'application mobile talkspirit via le Google Play (Android) ou l'App Store (iOS). Pour les utilisateurs sous Window Phone, ils peuvent accéder à la version mobile de talkspirit via leur navigateur web.

 

talkspirit pour desktop

talkspirit existe aussi sous la forme d’une application de bureau à télécharger et installer sur votre environnement Mac, Linux (Ubuntu) ou Windows (versions Windows 7+). Vous disposez ainsi d’un raccourci bureau pour accéder plus facilement à talkspirit.

 

Intégrations et bots

La qualité de l‘intégration de talkspirit avec vos applications et solutions est une clef de succès. Nous travaillons aujourd’hui sur des bots pour aider les équipes à être plus productives dans un environnement de travail que nous voulons le plus simple et le plus convivial possible. Vous pouvez nous aider dans cette mission en nous suggérant les fonctions qui vous seront le plus utiles via notre forum des idées.

 

Autres ressources 

Pour aller plus loin dans votre découverte et compréhension de talkspirit

Notre blog : blog.talkspirit.com

Notre centre d’aide : https://talkspiritv3.zendesk.com  

Une question, une suggestion ?

Contactez-nous à l’adresse hello@talkspirit.com ou via notre centre d’aide, nous serons heureux d’échanger avec vous.

 

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